Organize um Dia de Limpeza dos Arquivos
Há itens em seu escritório que você eliminaria se tivesse tempo para fazê-lo? Claro que há. E, sem dúvida, isto é uma verdade para todas as pessoas de seu escritório.
Um Dia de Limpeza de Arquivo, endossado pela gerência manda a mensagem que o gerenciamento de papéis é uma parte essencial do dia-a- dia do negócio, e não deve ser banido para “algum sábado”. Dependendo da natureza de seu negócio, você pode precisar agendar o Dia de Limpeza de Arquivos para todos os departamentos na mesma data ou para departamento diferentes em dias diferentes.
Se sua organização não tem limpado os arquivos sistematicamente por vários anos, dedicar apenas um dia à tarefa provavelmente não será suficiente, mas é um bom começo.
Aqui está como organizar seu grande dia:
Selecione cuidadosamente o dia. Escolha uma época em que as demandas do negócio sejam menores. Muitas organizações acham prático usar o mesmo dia todos os anos. Uma companhia tem um “Dia de Limpeza Anual de carnaval” enquanto outra chama de “Dia do Bota Fora”.
| Dica: O que está perdido é encontrado |
| O dia de limpeza dos Arquivos também é uma boa oportunidade para encontrar documentos desaparecidos ou outros itens importantes. Por exemplo, uma organização estava querendo encontrar algumas edições antigas de sua newsletter para guardar para posteridade. Avisando os membros da equipe da necessidade, a organização recuperou todas as cópias que estavam faltando durante o dia de Limpeza dos Arquivos. |
Anuncie o dia com bastante antecedência, e designe horas específicas para o início e término dele. Certifique-se que todos entendam que é esperado que participem; ninguém é importante demais ou pouco importante demais, ou ocupado demais. È essencial que membros da gerência participem ativamente e demonstrem seu apoio ao projeto. Com alguns clientes fizemos um “projeto piloto” com o chefe de um departamento para determinar se os resultados valeriam o investimento. Nesses casos, o cliente serviu como um modelo para o resto da equipe.
Planeje um dia de limpeza separado para seus arquivos de computador. Os arquivos do computador também precisam ser purificados – mas não no mesmo dia dos arquivos de papel. Você não apenas não terá tempo para as duas tarefas, mas também é difícil trabalhas com os dois meios simultaneamente. Entretanto, o processo pode ser o mesmo descrito para arquivos de papel.
Você pode agendar simultaneamente uma manutenção de rotina nos computadores no dia de Limpeza dos Arquivos. Já que o sistema estará em manutenção, ninguém pode se enterrar no trabalho ao invés de nos arquivos de papel.
Selecione uma pessoa como coordenadora do Dia de Limpeza dos Arquivos. Escolha alguém que tenha bom relacionamento com a equipe, seja bom em detalhes, e que leia este livro. Idealmente, também deveria ser a pessoa que tem sido ou será designada como gerente de recursos de informação ou gerente de sistema de arquivos.
Trabalhe com o coordenador para desenvolver ou prover materiais para o dia. Estes podem incluir:
- Uma cópia de quaisquer Diretrizes de Retenção.
- Uma folha de dicas sobre “O que fazer se…”
- Diretrizes para um Dia de Limpeza de Arquivos efetivo.
Contrate empregados temporários para atender aos telefones. Se há ligações específicas que membros da equipe têm que atender, instrua-os a notificar os temporários para passar ligações.
Disponibilize grandes receptáculos de lixo, Caixas de reciclagem extras, sacolas de lixo, canetas marcadores e etiquetas. Uma companhia tinha etiquetas laranja fluorescente impressas com “Basura” – lixo em espanhol – pode a equipe de limpeza não lia em Inglês. Identifique um lugar específico onde os membros da equipe possam deixar equipamentos e materiais reutilizáveis para serem reciclados por outros que precisem deles.
Notifique a equipe de manutenção do edifício que haverá lixo extra naquele dia. Aproveite sua cooperação, quando necessária, para mover caixas pesadas, tonéis de lixo etc. Pode ser útil oferecer um bônus em dinheiro.
Encoraje todos a maximizarem sua energia. Limpar arquivos é fisicamente – e mentalmente – cansativo. Os membros da equipe devem estar tão fisicamente confortáveis quanto possível. Dê o exemplo seguido os passos:
- Use sapatos confortáveis.
- Sente em uma cadeira em frente às gavetas do arquivo, ou traga grupos de pastas para sua mesa.
- Use boas técnicas de levantamento para evitar problemas nas costas.
- Jogue o lixo em uma lixeira pequena e depois a esvazie em um cesto maior ou em uma caixa de reciclagem para evitar ter que levantar muito peso.
Encoraje sua equipe a etiquetar os armários de arquivos ou grupos de pastas com recados adesivos que indiquem qual a próxima ação requerida. Os recados podem ser diretos, por exemplo, “discutir com…”, “Levar para…”, “Imprimir etiquetas”, etc. Durante a reunião do grupo ao final do dia, um registro dos recados pode dar pistas para a decisão de como seguir adiante com o projeto. O próximo passo pode incluir agendar outro dia de limpeza para que todos continuem o processo individualmente.
Seja criativo. Traga uma câmera para fotos de antes e depois que possam ser postadas em quadros de avisos ou impressas na newsletter da companhia. Considere prêmios para os tipos de itens mais velhos, mais estranhos, mais engraçados, entre outros. (Aqui um exemplo verdadeiro: um escritório encontrou a parte das costas de uma piñada em forma de macaco. Para que eles estariam guardando aquilo?). Alguns de meus clientes encomendaram camisetas com um tema apropriado para a ocasião – mais uma forma de aumentar o conforto dos participantes.
Deixem os membros da equipe manterem coisas de sua escolha que de outra forma seriam jogadas fora, como cadernos e materiais de referência.
Sirva um almoço simples, mas de qualidade para todos. Isto encorajará a comunicação entre os membros da equipe sobre decisões que tomaram e o que resta para ser feito e os possibilita voltarem para suas tarefas o mais rápido possível. Isto também promove camaradagem – todos eles terão histórias para contar sobre suas experiências.
Junte todos os membros da equipe 30 minutos antes da hora marcada para o término. Agradeça a todos pela contribuição neste esforço importante. Peça que eles respondam as seguintes perguntas no formulário de avaliação:
- Que questões surgiram com a limpeza dos arquivos?
- Quanto mais tempo você precisa para terminar esse trabalho?
- Como poderíamos melhorar o nosso próximo Dia de Limpeza de Arquivos?
Membros da gerência devem se encontra com o coordenador do evento depois do Dia de Limpeza dos Arquivos. Eles devem discutir os formulários de avaliação e determinar quais passos seguir e quando. Estes podem incluir:
- Agenda rum novo Dia de Limpeza de Arquivos.
- Identificar quem vai responder as perguntas que surgem durante o processo.
- Levar pastas de um departamento a outro.
Buy Generic Levitra style=”font-family: Verdana;”>- Pedir novos equipamentos.
- Atualizar as Diretrizes de Retenção de arquivos.
Reúna as estatísticas para documentar a quantidade de materiais removidos dos arquivos. Torne públicos seus resultados – e seu sucesso!
Ferramenta: A Folha de Dicas “O que fazer se”
Este folheto deve descrever os procedimentos para o Dia de Limpeza de Arquivos, como onde conseguir materiais e quem contatar se houver problemas. Por exemplo:
Se você precisa:
Pastas de arquivo, etiquetas, fita adesiva etc., pegue com_____________
Caixas de arquivo e etiquetas para caixas de arquivos (para enviar materiais para outro lugar), pegue com_____________
Ajuda física para mover caixas, contate_____________
E se você:
Tem materiais que precisam ser levados para a sala de depósito de arquivos? Apenas materiais que tenham sido completamente inventariados e claramente etiquetados podem ser levados para o depósito. Para que sejam buscados, ligue para_____________Tem materiais que precisam ser guardados mas são raramente acessados? Estes materiais podem ser mandados para armazenamento em outro local. Materiais precisam ser completamente inventariados e claramente etiquetados. O pagamento do armazenamento em outro local será pago por_____________
Para mais informações ligue para_____________
Encontrar materiais que são de outra área? Coloque os itens em uma caixa e etiquete claramente escrevendo o conteúdo e o destino desejado. Tenha cuidado para não misturar caixas que são para serem guardadas com caixas de lixo.
Encontrar materiais que não estão listados nas Diretrizes de Retenção, mas que voe acha que devem ser mantidos? Mencione o item no Formulário de
Identificação de Problema. Deixe os itens em suas pastas até que a questão seja resolvida. Se tiver dúvidas, pergunte a_____________
Sobre cobertura telefônica
A mesa da recepção responderá aos telefonemas. Se precisar atender a alguma chamada deixe um aviso na recepção.
Sobre remoção de lixo
Vários locais foram designados para depósito do lixo, que será recolhido pela equipe de limpeza. Você pode deixar lixo em sua estação de trabalho se estiver etiquetado com um adesivo escrito lixo, disponível com_____________
Use os tonéis de reciclagem para materiais que não papel.
Não jogue fora pastas de arquivo que ainda estejam em boas condições. Reuse-as sempre que puder ou leve-as para a área designada na sala de estoque.
| Dica: Arquivando |
| Se você tiver espaço de sobra, você não precisa de arquivos. Arquivos são criados quando você precisa de espaço para guardar pastas que você não necessariamente use, mas que precise manter. |
| Dica: Seis passos ara um Dia de Limpeza de Arquivos Efetivo |
| Aqui está um lembrete rápido de como usar o Dia de Limpeza de Arquivo mais efetivamente.
Passo 1 – O que eu preciso guardar? Antes de escolher guardar qualquer pasta ou papel, faça as seguintes perguntas: - Esta informação requer minha ação? - Isto existe em algum outro lugar? - Esta informação é recente o suficiente para ser útil? - Posso identificar como usar isso/ - Há implicações legais ou de impostos quanto a guardar ou jogar isso fora? - Qual é a pior coisa possível de acontecer se eu não tivesse esse papel? Passo 2 – Onde guardo isso? Se você escolher guardar o papel ou pasta, coloque-os em uma das seguintes grandes categorias: - Pastas de ação, que você deve guardar em sua mesa ou em um armário ou prateleira próximos a sua mesa. - Pastas de Referência Atuais, que são usadas ou podem ser usadas para projetos correntes e devem estar facilmente acessíveis de sua mesa. - Pastas de Referencia Antigas (histórico ou arquivo), que não são necessárias para projetos atuais, mas são necessárias de serem mantidas por razões históricas ou legais. Estas não precisam estar prontamente acessíveis. Passo 3 – Como eu guardo? - Use pastas suspensas sempre que possível. Se você espera remover apenas uma folha de papel por vez da pasta, você não vai precisar de sub-pastas para serem colocadas dentro da suspensa. Se você espera tirar todo o conteúdo de uma pasta suspensa, utilize sub-pastas. - se as sub-pastas são utilizadas como subdivisões, etiquete cada uma delas com sua categoria e subtítulo. Quando a pasta ficar muito grossa, use pastas de caixas de arquivo. - Use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, todas as pastas administrativas são vermelhas e as pastas de programas são verdes). - Grampeie ao invés de usar clipes de papel. - Timbre ou escreva “Pasta Cópias – Não mexa” em qualquer item quando aplicável. Anexe a cópia de um formulário ou qualquer coisa usada para fazer cópias adicionais em um protetor plástico de folhas. - Certifique-se que todos os papeis tenha data, e arquive-os em ordem cronológica com o item mais recente à frente da pasta. - Quando usar visores plásticos escolha os transparentes ou os de cor clara para fácil leitura. Coloque os visores na frente das pastas suspensas. - Quando estiver etiquetando as sub-pastas, coloque o nome da pasta o mais próximo possível do topo do visor. Se estiver usando etiquetas coloridas, você pode minimizar a possibilidade de papeis arquivados esconderem o título da pasta posicionando a etiqueta com a cor na borda inferior e o nome da pasta na superior. - Se você criar um novo título de pasta, certifique-se de adicioná-lo em seu índice de pastas. - Deixe pelo menos oito centímetros de espaço em cada gaveta para pastas adicionais. - Etiquete o lado de fora dos armários de arquivo com seu conteúdo. Passo 4 – Do que devo chamar? - Cheque o Índice do Arquivo para ver se já existe alguma pasta apropriada aos papeis que quer arquivar. Se não existe, estabeleça uma nova pasta se perguntando: Em que palavra eu pensaria primeiro se eu quisesse ou precisasse recuperar esta informação? - Se você não tem um índice de Arquivo, crie um agora. Crie um índice a medida que faz as coisas, ao invés de começá-lo depois. Isso será mais rápido e evitará fazer uma pasta “Automóvel” quando já tem ma chamada “carro”. Passo 5 – Como devemos avaliar as realizações deste dia? – Deixe 30 minutos ao fim do dia para verificar seu progresso: Quanto mais tempo você precisa para finalizar o projeto? Quando fará isso? Que questões surgiram e como você pode respondê-las? - Etiquete todas as pilhas e pastas para que possa acessar a informação dentro delas facilmente até que possa terminar de arquivar tudo. Passo 6 – Como devemos manter nossas realizações? Faça o Índice de Arquivo o mais fácil de ser utilizado possível. Já que você provavelmente não terá tempo de completar sua revisão do Índice no dia da limpeza, você deve agendar um tempo para fazê-lo o mais rápido possível para conseguir o máximo de retorno do tempo que passou limpando. Também: - Deixe espaçamento simples no Índice, exceto no começo de cada seção alfabética, para minimizar o número de páginas quando for imprimi-lo. - Anote a Diretriz de Retenção requerida ao lado de cada categoria do índice quando possível. Isto tornará a limpeza mais fácil da próxima vez. - Use o Índice para controlar os materiais grandes, livros ou outros materiais, anotando suas localizações. - Tenha uma cópia do Índice próximo ao armário de arquivos ou a mesa de cada pessoa que utiliza o arquivo. - Atualize o Índice regularmente. |
